مدل شایستگی چیست؟
مدل شایستگی، راهنمایی است برای شرح شایستگی‌های موردنیاز جهت کسب موفقیت در یک شغل، واحد یا گروه در سازمان که توسط منابع انسانی توسعه می‌یابد و مشخص میکند هر از یک کارکنان برای عملکرد موفق به چه مهارت‌ها، دانش‌ها و توانایی و رفتارهایی احتیاج دارد.
اهمیت و ضرورت
کارکنان سازمان ها، همیشه به دنبال آگاهی از نتایج عملکردشان هستند و به پایش تغییرات عملکردی خود علاقه دارند، بنابراین لازم است در فواصل زمانی مناسب شاخص های ارزیابی عملکرد برای کارکنان طراحی شود تا تغییرات عملکردی آنها بر اساس شاخصها محاسبه شود.
شاخصهای ارزیابی عملکرد، ابزاری کارآمد هستند که از طریق آنها می‌توان از دست یافتن به اهداف از پیش تعیین‌شده در برنامه‌ها آگاهی یافت. نظام‌های ارزیابی عملکرد بدون شاخص، مبتنی بر معیارهای ذهنی و برداشت شخصی ارزیاب است. این موضوع از یک طرف منجر به برخورد سلیقه‌ای در سیستم ارزیابی‌شده و از طرف دیگر ممکن است معیارهایی ملاک ارزیابی قرار گیرند که قابل اندازه‌گیری نیستند. در حالی که تعریف و طراحی شاخصها به‌قدرت اندازه‌گیری، هدایت و کنترل ما می‌افزایند.
برای درک اهمیت شاخص های ارزیابی عملکرد جمله معروف پیتر دراکر را به خاطر آورید «چیزی که نمی‌توانید اندازه بگیرید، نمی‌توانید مدیریت کنید».
طراحی و انتخاب شاخص های ارزیابی عملکرد و تدوین مدل شایستگی، یکی از فازهای اساسی در طراحی نظام مدیریت عملکرد و هم‌چنین یکی از مشکلات سازمانها برای اندازه‌گیری میزان عملکرد است. از آنجایی که شاخصهای تعیین‌شده مسیر رفتارها و فعالیت‌ها را در سازمان معین می‌سازند در صورتی که این شاخصها مناسب و متناسب با نیاز و موفقیت سازمان برگزیده نشده باشند، نه تنها شکست نظام مدیریت عملکرد حتمی خواهد بود بلکه میزان موفقیت سازمان نیز دستخوش تغییرات میشود. در نتیجه طراحی شاخص های متناسب با نیازهای سازمان و تدوین مدل شایستگی برای موفقیت سیستم ارزیابی عملکرد و کارکنان ضروری است..
کارکنان سازمان، همیشه به دنبال آگاهی از نتایج عملکردشان هستند و به پایش تغییرات عملکردی خود علاقه دارند، بنابراین لازم است در فواصل زمانی مناسب شاخص های ارزیابی عملکرد برای کارکنان در قالب مدلی طراحی شود تا تغییرات عملکردی آنها بر اساس شاخصها محاسبه شود.
"تدوین شاخص، اساسی ترین منبع اطلاعاتی برای هر گونه ارزیابی منابع انسانی"
شاخصهای ارزیابی عملکرد، ابزاری کارآمد هستند که از طریق آنها می‌توان از دست یافتن به اهداف از پیش تعیین‌شده در برنامه‌ها آگاهی یافت. نظام‌های ارزیابی عملکرد بدون شاخص، مبتنی بر معیارهای ذهنی و برداشت شخصی ارزیاب است. این موضوع از یک طرف منجر به برخورد سلیقه‌ای در سیستم ارزیابی‌شده و از طرف دیگر ممکن است معیارهایی ملاک ارزیابی قرار گیرند که قابل اندازه‌گیری نیستند. در حالی که تعریف و طراحی شاخصها به‌قدرت اندازه‌گیری، هدایت و کنترل ما می‌افزایند
تعریف شاخص و شاخص های ارزیابی عملکرد
استفاده از ملاکها و اصولی که خصوصیات کیفی را در قالب کمّیت بیان کرده و آنها را قابل بررسی و ارزیابی میکند، شاخص نام می گیرد، شاخصها معمولاً از نظریه ها، نگرشها و یا موقعیت ها سرچشمه می گیرند و مانند علائمی که مسیر را مشخص می کند، میتوانند مورد استفاده قرار گیرند. معمولاً برای اطمینان از نتیجه گیریها و نشان دادن شرایط و وضع روانشناختی، جامعه شناختی، فرهنگی بیش از یک شاخص را مورد استفاده قرار می دهند تا احتمال بروز خطاها را به حداقل رسانند. ذکر این نکته ضروری است که تدوین شاخصها براساس مدل شایستگی بین 6 تا 15 شاخص می باشد.
شاخص های ارزیابی عملکرد
در مدل شایستگی برای طراحی، تدوین و رتبه بندی شاخص های کلیدی عملکرد، براساس شایستگی های فردی، میان فردی و سازمانی در حوزه های دانش، مهارت، توانایی، رفتاری و عملکردی با توجه به مجموعه، ابعاد مخصوص واحد در نظر گرفته می شود
شاخص های اختصاصی معیار سنجش عملکرد کارکنان در مأموریتها، برنامه ها و شرح وظایف آنها می باشد. شاخصهای اختصاصی علاوه بر پوشش شرح شغل کارکنان در راستای اهداف استراتژیک و برنامه‌ها و فعالیت‌های سازمان نیز می‌باشد که طبق قانون و مقررات، مبنای ارزیابی عملکرد آنها قرار می گیرد و این امکان را به مدیران می‌دهد که وضعیت هم راستایی منابع انسانی با اهداف سازمان را مورد سنجش و ارزیابی قرار داده و تصمیمات لازم را در زمان مناسب اتخاذ نمایند.
شاخص های اختصاصی ارزیابی، بر اساس برنامه عملیاتی و شرح وظایف افراد و با توجه به شغل، رده و پست کارکنان و مدیران تهیه و تدوین میگردد. بدین صورت که برنامه عملیاتی هریک از واحدها، تبدیل به شاخص های قابل سنجش در خصوص هریک از کارکنان کاندید بر اساس شرح وظایف و امور محوله میشود و ارزیابی کننده میتواند نسبت به تغییر آن با رعایت مقررات اقدام نماید. بدیهی است در خصوص هر یک از کارکنان،شاخص ها متفاوت خواهد بود.
عمده ترین شاخص های واحدها باتوجه به کارآیی هر شاخص برای فرآیند واحد مربوطه عبارتند از: کیفیت، کاهش هزینه، تحقق برنامه، رضایت کارکنان، آموزش پرسنل، و... که هرکدام از این شاخص ها خود عامل هایی برای اندازه گیری دارند که باتوجه به نوع فعالیت واحد، فرآیند به صورت مختلف برای آنها تعریف می گردد.
و در ادامه بخوانید: کتاب شاخص های اندازه گیری ارزیابی عملکرد بر مبنای مدل 360 درجه
وزن دهی شاخص ها
پس از تعیین شاخص های عمومی و اختصاصی با توجه به درجه اهمیت هرکدام از شاخصها برای هر قسمت به آنها وزن تخصیص میدهند تا اولویت آنها به ترتیب مشخص شود. در بحث امتیازدهی به شاخص ها، سازمانها باید به دنبال این موضوع باشند که شاخصهای انتخابی به شکل مطلوبی بیانگر توقعات و انتظارات عملکردی باشند و سپس با وزن دهی صحیح، اهمیت هریک از شاخصها را که در راستای اهداف سازمان، واحدی و فردی بیشتر است در سطح بالاتر ببینند.
برای مثال، در واحدی مانند امور مالی درجه اهمیت دقت و توجه به کار و یا مسئولیت پذیری می تواند عامل بسیار مهمی تلقی گردد که باید وزن بالاتری را نیز به خود اختصاص دهد.
و در ادامه بخوانید: KPI چیست؟ شاخصی برای اندازه‌گیری عملکرد در رسیدن به اهداف
گروه بندی شاخصها
گروه بندی شاخصهای ارزیابی عملکرد و تعریف سنجه‌ها، ساختار کارآمدی را برای ارزیابی عملکرد افراد فراهم میکند تا با استفاده از آن امکان ارائه تحلیل‌های مدیریت عملکرد افراد برای مدیریت منابع انسانی سازمانها ایجاد شود.
قابلیت تعریف گروه شاخصهای عمومی و اختصاصی در سازمانها و تعریف شاخصها و سنجه‌ها در سیستم برای دوره‌های ارزیابی و یا تغییر آن در هر دوره، در ادامه روند ارزیابی عملکرد می توان از امکانات نرم افزارهای طراحی شده در این زمینه استفاده کرد.
نمونه گروه‌های شاخصهای می تواند به این شرح انجام گیرد:
- شاخصهای مهارتی
- شاخصهای توسعه فردی
- شاخصهای روابط انسانی
- شاخصهای پایه کیفیت خدمات
- شاخصهای توسعه حرفه ای (عملکرد انجام وظایف سازمانی)
- شاخصهای رفتاری
- شاخصهای مدیریتی
- شاخصهای اثر بخشی
- شاخصهای توانمندی
- شاخصهای رضایت شغلی
و سایر موارد از این قبیل
و در ادامه بخوانید: شاخص ها یا سنجه ها
